Roczny bilans spółki z o. o. (Annual Report)

Ogólne zasady

Po zakończeniu każdego roku obrachunkowego (Financial Year), dyrektor spółki z o. o. (Company Director) jest zobowiązany przygotować i zatwierdzić roczny bilans spółki z o. o. (Annual Report, Statutory Accounts, Audited Accounts), po czym złożyć go w rejestrze firm (Companies House).

Roczny bilans (Annual Report), spółka z o. o. (Ltd) może przygotować we własnym zakresie lub zlecić jego przygotowanie profesjonalnemu biuru księgowemu, jakim jest przykładowo Capital Business Links Ltd.

Roczny bilans spółki (Annual Report) składa się do rejestru firm (Companies House), po upływie roku obrachunkowy (Financial Year), który obejmuje zazwyczaj okres 12 miesięcy i rozpoczyna się:

• Dzień po zakończeniu poprzedniego roku obrachunkowego, lub
• W przypadku nowopowstałych spółek z o. o. (Ltd), rok obrachunkowy (Financial Year) rozpoczyna się z dniem rejestracji (Incorporation) w rejestrze firm (Companies House), a kończy po upływie roku, ostatniego dania miesiąca, w którym spółka z o. o. (Ltd) została zarejestrowana. Przykładowo, jeżeli spółkę zarejestrowano 6 kwietnia 2010 roku, jej pierwszy rok obrachunkowy (Financial Year) kończy się 30 kwietnia 2011 roku. Każdy następny rok obrachunkowy (Financial Year) kończy się również 30 kwietnia.

Spółka z o. o. (Ltd) może wydłużyć lub skrócić swój aktualny lub bezpośrednio poprzedni rok obrachunkowy (Financial Year). Czas trwania roku obrachunkowego (Financial Year) można zmienić pod warunkiem, że spółka jeszcze nie przekroczyła terminu złożenia swojego rocznego bilansu (Annual Report) do rejestru firm (Companies House).

Rok obrachunkowy (Financial Year) można:

• Skracać o dowolną ilość miesięcy i dowolną ilość razy.
• Raz na 5 lat wydłużyć maksymalnie do 18 miesięcy, liczonych od momentu rozpoczęcia roku obrachunkowego (Financial Year).

Spółka z o. o. (Ltd) jest zobowiązana złożyć swój roczny bilans (Annual Report, Statutory Accounts, Audited Accounts) do rejestru firm (Companies House) w ciągu 9 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego (Financial Year), czyli dokładnie 21 miesięcy od daty rejestracji lub rozpoczęcia rozliczanego roku obrachunkowego. Przykładowo, jeżeli spółka z o. o. (Ltd) została zarejestrowana 4 kwietnia 2010 roku, to musi złożyć roczny bilans w rejestrze firm (Companies House) najpóźniej do północy 4 stycznia 2012 roku.

Spółka z o. o. (Ltd) może wystąpić do rejestru firm (Companies House) o wydłużenie okresu na złożenie rocznego bilansu (Annual Report). Taki wniosek powinien zawierać obszerne wyjaśnienie przyczyn zwłoki w przygotowaniu bilansu.

Dyrektor spółki z o. o. (Ltd), który nie dostarczył rocznego bilansu (Annual Report) w ogóle lub dostarczył po wyznaczonym terminie, popełnia przestępstwo karne. W dodatku, grozi mu wysoka grzywna do £5000. Brak rocznego bilansu upoważnia rejestr firm (Companies House) do rozwiązania i skreślenia spółki z oficjalnej listy firm. Jeżeli spółka z o. o. (Ltd) zostaje rozwiązana przez rejestr firm (Companies House), jej cały majątek przechodzi w posiadanie skarbu państwa (Crown).

Jeżeli roczny bilans spółki z o. o. (Annual Report) nie spełnia formalnych wymogów, rejestr firm (Companies House) może go odrzucić. Nie upoważnia to jednak spółkę z o. o. (Ltd) do przedłużenia okresu na złożenie rocznego bilansu.

Roczny bilans spółki z o. o. (Annual Report) przeznaczony dla rejestru firm (Companies House), nie jest jednoznaczny z deklaracją podatkową na potrzeby urzędu skarbowego (HMRC).

Ogólnie, roczny bilans spółki z o. o. (Annual Report, Statutory Accounts, Audited Accounts) przeznaczony dla rejestru firm (Companies House) powinien zawierać:

• Rachunek zysków i strat (Profit and Loss Account)
• Bilans (Balance Sheet) podpisany przez dyrektora spółki z o. o. (Company Director)
• Uwagi do kont lub grup kont, jeżeli to konieczne.

Oprócz tego, w dokumentacja składana do rejestru firm (Companie House) powinna zawierać:

• Sprawozdanie dyrektora spółki z o. o. (Directors’ Report), wraz ze sprawozdaniem z działalności firmy, jeżeli spółka nie zalicza się do spółek małych (Small). Sprawozdanie musi być podpisane przez dyrektora (Company Director) lub sekretarza (Company Secretary) spółki z o. o. (Ltd).
• Sprawozdanie biegłego księgowego z badania bilansu (Auditors’ Report), chyba, że spółka jest zwolniona z obowiązku badania bilansu przez biegłego księgowego. Sprawozdanie biegłego księgowego musi być podpisane imiennie, nawet, jeżeli biegły księgowy wykonywał je jako pracownik biura księgowego.

Spółka z o. o. (Ltd) jest zobowiązana przesłać swój roczny bilans (Annual Report) również do wszystkich:

• Udziałowców spółki (Member of the Company/Shareholder)
• Posiadaczy zabezpieczeń na aktywach spółki (Holder of the Company’s Debentures)
• Osób, które zostały upoważnione do otrzymywania rocznego bilansu przez zgromadzenie wspólników spółki (udziałowców).

Spółka z o. o. (Ltd) może podjąć uchwałę (Resolution) lub zamieścić w statucie spółki (Articles of Association) odpowiedni artykuł, który pozwala na przesyłanie dokumentów spółki, włącznie z rocznym bilansem (Annual Report), za pośrednictwem strony internetowej. Udziałowcy (Shareholder) mają jednak prawo żądać papierowych kopii dokumentów.

Spółka z o. o. (Ltd) nie musi prezentować rocznego bilansu (Annual Report) zgromadzeniu wspólników (udziałowców), chyba, że wymaga tego statut spółki (Articles of Association).

Capital Business Links Ltd służy wszelką pomocą przy przygotowaniu rocznego bilansu (Annual Report) spółki z o. o. (Ltd). Stoimy do dyspozycji pod numerem telefonu 0208 567 994 bądź adresem email.

Specjalne zasady bilansowe dla małych spółek z o. o. (Small)

Przygotowując roczny bilans (Annual Report, Statutory Accounts, Audited Accounts) na potrzeby rejestru firm (Companies House), należy w pierwszym rzędzie stwierdzić, czy spółka z o. o. (Ltd) należy do kategorii spółek małych (Small), średnich (Medium-Sized) lub dużych (Large).

O przynależności spółki z o. o. (Ltd) do danej kategorii, decydują:

• Obrót (Turnover)
• Wartość bilansowa aktywów trwałych (Fixed Asset) i obrotowych (Current Assets)
• Ilość pracowników (Employee)

Jeżeli spółka z o. o. (Ltd) zalicza się do kategorii małych (Small), obowiązują ją specjalne zasady przygotowania bilansu rocznego (Annual Report). Dotyczy to spółek z o. o. (Ltd), których

• Roczny obrót (Turnover) nie przekracza £6,5 miliona netto lub £7,8 miliona brutto.
• Zsumowana wartość bilansowa aktywów trwałych (Fixed Asset) i obrotowych (Current Assets) nie jest większa niż £3,25 miliona netto lub £3,9 brutto.
• Przeciętna ilość zatrudnionych nie przekroczyła 50 osób w danym roku obrachunkowym (Financial Year).

Małe spółki z o. o. (Small) mogą przygotować i dostarczyć roczny bilans (Annual Report) swoim udziałowcom i do rejestru firm (Companies House), według zasad ustawy o spółkach z 2006 roku (Companies Act 2006).

W praktyce oznacza to, że małe spółki z o. o. (Small) są zobowiązane dostarczyć:

• Swoim udziałowcom (Shareholder) - pełen bilans roczny (Annual Report), jednak nie tak szczegółowy i formalnie prostszy, niż w przypadku spółek średnich (Medium-Sized) i dużych (Large). Przykładowo, sprawozdanie dyrektora spółki z o. o. (Director’s Report) nie musi zawierać sprawozdania o działalności firmy i zaleceń dotyczących dywidend.
• Rejestrowi firm (Companies House) – uproszczony bilans roczny, zawierający jedynie bilans (Balance Sheet) w skróconej wersji, bez sprawozdania dyrektora spółki z o. o. (Director’s Report) i rachunku zysków i strat (Profit and Loss Account).

Generalnie, małe spółki z o. o. (Small) są zwolnione z obowiązku badania rocznego bilansu przez biegłego księgowego (Auditor). Jeżeli jednak udziałowiec lub udziałowcy posiadający 10 procent udziałów przedsiębiorstwa, lub 10 procent udziałów w danej klasie udziałów, zażądają przeprowadzenia badania rocznego bilansu (Annual Report) przez biegłego księgowego, to dyrektor spółki z o. o. (Company Director) jest zobowiązany takie badanie zorganizować.

Również spółki uśpione (Dormant Company), które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą złożyć wniosek o zwolnienie z obowiązku badania rocznego bilansu przez biegłego księgowego (Auditor). Spółki uśpione (Dormant Company) są jednak nadal zobowiązane do składania rocznego bilansu (Annual Report) w rejestrze firm (Companies House).

Jeżeli spółka z o. o. (Ltd) spełnia wymogi małej spółki (Small), zalecamy kontakt z biurem Capital Business Links Ltd pod numerem telefonu 0208 567 994 lub adresem email, aby w pełni wykorzystać możliwości, które ta sytuacja stwarza.