Obowiązki pracodawcy (Employer) w ramach systemu PAYE

Ogólne założenia

W ramach systemu PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie), pracodawca (Employer) jest zobowiązany:

• Zarejestrować się w urzędzie skarbowym (HMRC) jako pracodawca do czterech tygodni przed zatrudnieniem pierwszego pracownika. Więcej na temat rejestracji pracodawcy…
• Stosować zasady system PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie) do rozliczeń z wszystkimi pracownikami (Payroll), których zarobki w roku podatkowym 2009-2010, wynoszą przynajmniej £95 tygodniowo (£412 miesięcznie lub £4.940 rocznie).
• Powiadomić urząd skarbowy (HMRC) o zakończeniu działalności gospodarczej i dopełnić związane z tym formalności. Dotyczy to również sytuacji, jeżeli przedsiębiorstwo nie zatrudnia już pracowników (Employee), albo nie będzie zatrudniać pracowników przez pewien okres czasu.

Zaliczka z tytułu podatku dochodowego (Income Tax) pracownika (Employee)

Według zasad systemu PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie), pracodawca (Employer) jest zobowiązany obliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego (HMRC) zaliczkę z tytułu podatku dochodowego (Income Tax) pracownika (Employee). Pracodawca (Employer) potrąca zaliczkę na podatek dochodowy pracownika (Employee) bezpośrednio z jego zarobków brutto przy każdej wypłacie.

Wysokość zaliczki i tym samym potrąceń z tytułu podatku dochodowego (Income Tax) pracownika (Employee) zależy od:

• Zarobków brutto zatrudnionego, które stanowią podstawę opodatkowania z tytułu podatku dochodowego (Income Tax). Obliczając wysokość zarobków pracownika (Employee), pracodawca (Employer) musi uwzględnić wszystkie płatności i świadczenia, które w rozliczanym okresie pracobiorca (Employee) otrzymał, w tym:
  • Płace i wynagrodzenia (Salary & Wages)
  • Płace za nadgodziny i pracę na zmiany oraz napiwki (overtime, shift pay, tips)
  • Bonusy i prowizje (Bonuses & Commission)
  • Bonifikaty wypłacone w gotówce
  • Ustawowy zasiłek chorobowy (SSP: Statutory Sick Pay)
  • Ustawowy zasiłek macierzyński lub ojcowski (Statutory Maternity/Paternity Pay) oraz ustawowy zasiłek adopcyjny (Statutory Adoption Pay)
  • Ryczałty i odszkodowania jak na przykład odprawy z tytułu redukcji etatów (Redundancy Payment), chyba, że są prawnie zwolnione z podatku.
  • Świadczenie niepieniężne jak vouchery, udziały, obligacje – w tym wypadku należy przyjąć ich wartość pieniężną jako podstawę obliczenia dochodu pracownika.
• Kodu podatkowego zatrudnionego (Tax Code), który zazwyczaj składa się z jednej lub kilku liczb oraz następującej po nich litery lub liter – przykładowo 647L.
  Numer kodu podatkowego pomnożony przez 10 daje sumę dochodu pracownika (Employee), która nie podlega opodatkowaniu. W przypadku liczby 647 jest to £6.470. Z kolei litera kodu podatkowego informuje o rodzaju odpisów, do jakich podatnik jest uprawniony. Innymi słowy kod podatkowy definiuje stawkę podatku dochodowego (Income Tax) oraz ewentualne ulgi podatkowe. Więcej na temat kodu podatkowego (Tax Code)….
  Pracodawca (Employer) używa kodu podatkowego pracobiorcy (Employee), aby ustalić właściwą stawkę podatku dochodowego pracownika (Income Tax), która z kolei służy do obliczenia sumy potrąceń z jego zarobków.
  W roku podatkowym 2009-2010, obowiązują dwie stawki podatku dochodowego (potrąceń z tytułu podatku dochodowego):
  • Stawka podstawowa (Basic Rate) 20% dla zarobków rocznych do £37.400, oraz
  • Stawka podwyższona (Higher Rate) 40% dla zarobków rocznych powyżej £37.400.
• Ryczałtu samochodowego (Mileage Payments), który przysługuje pracownikowi (Employee) jako rekompensata za używanie prywatnego samochodu na potrzeby firmy.
  Poniższe stawki ryczałtu samochodowego (Mileage Payment) określają najwyższą kwotę, która nie podlega opodatkowaniu z tytułu podatku dochodowego (Income Tax) i nie stanowi podstawy dla obliczenia składki na ubezpieczenia społeczne (NIC).
  • Samochody osobowe i dostawcze:
    Pierwsze 10.000 mil biznesowych (16.093,44 km) - £0,40 za milę (1,609 km)
    Ponad 10.000 mil biznesowych (ponad 16.093,44 km) - £0,25 za milę (1,609 km).
    Przy obliczaniu wysokości składki na ubezpieczenie społeczne (NIC), wyższa stawka ryczałtu samochodowego (Mileage Payment) obowiązuje na wszystkie mile, nie tylko na pierwsze 10 tysięcy.
  • Motocykle: £0,24 za milę (1,609 km)
  • Rowery: £0,20 za milę (1,609 km)
  • Dodatkowy ryczałt na pasażera (Additional Passenger Payment) przysługuje, na każdego pasażera, który jest w podróży służbowej i wynosi £0,05 za milę (1,609 km).

Składka klasy 1 ubezpieczenia społecznego (Class 1 National Insurance Contribution)

Według zasad systemu PAYE (Pay As You Earn – płatność przy wypłacie), pracodawca (Employer) jest zobowiązany obliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego (HMRC) składkę klasy 1 ubezpieczenia społecznego pracownika (Class 1 National Insurance Contribution), która składa się z dwóch elementów:

• Wkładu (udziału) pracobiorcy (Employee’s Contribution), który pracodawca (Employer) oblicza i potrąca bezpośrednio z zarobków brutto pracownika (Employee), oraz
• Wkładu (udziału) pracodawcy (Employer’s Contribution), który pracodawca (Employer) płaci ze swoich środków od urzędu skarbowego (HMRC), w tym samym momencie, co wkład (udział) pracobiorcy.

Wysokość składki klasy 1 ubezpieczenia społecznego (Class 1 National Insurance Contribution), określana w procentach zarobku brutto pracownika (Employee), zależy od dwóch podstawowych czynników:

• Kategorii literowej (Category Letter, Contribution Table Letter) ubezpieczenia społecznego (NI), do której zalicza się dany pracownik (Employee), przy czym kategoria literowa ubezpieczenia społecznego nie ma nic wspólnego z literą na końcu numeru ubezpieczenia społecznego (NI) pracownika (Employee), oraz
• Określonych progów zarobku (Earnings Limit.

Przynależność do danej kategorii literowej (Category Letter, Contribution Table Letter) ubezpieczenia społecznego (NI) zależy głównie od tego, czy pracobiorca (Employee):

• Przekroczył wiek emerytalny (State Pension Age), który obecnie wynosi 65 lat dla mężczyzn i 60 lat dla kobiet.
• Jest objęty system emerytalny przedsiębiorstwa (Pension Scheme) i jaki jest to system.
• Płaci składkę ubezpieczenia społecznego w innej firmie, lub jego zarobki przekraczają górna granicę zarobków (UEL), która wynosi £844 tygodniowo (£3.656 miesięcznie lub £43.875 rocznie).
• Jest uprawniony od zredukowanej składki ubezpieczenia społecznego (Reduced Rate NIC), jak zamężne kobiety lub wdowy.

Według powyższych kryteriów rozróżnia się następujące kategorie literowe (Category Letter, Contribution Table Letter) ubezpieczenia społecznego:

• A: jest najpopularniejszą kategorią literową ubezpieczenia społecznego, stosowaną dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): nie objęty
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo): nie
  • Kobieta zamężna lub wdowa upoważniona do zredukowanej składki ubezpieczenia społecznego (Reduced Rate NIC): nie.
• B: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): nie objęty
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo) (Reduced Rate NIC): nie
  • Kobieta zamężna lub wdowa upoważniona do zredukowanej składki ubezpieczenia społecznego (Reduced Rate NIC): tak.
• C: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: powyżej wieku emerytalnego (State Pension Age), który obecnie wynosi 65 lat dla mężczyzn i 60 lat dla kobiet.
• J: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): nie objęty
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo) (Reduced Rate NIC): tak.
• D: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): tak - objęty zakładowym, płacowym programem emerytalnym (COSR: Contracted-out Salary Related)
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo): nie
  • Kobieta zamężna lub wdowa upoważniona do zredukowanej składki ubezpieczenia społecznego (Reduced Rate NIC): nie
• E: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): tak - objęty zakładowym, płacowym programem emerytalnym (COSR: Contracted-out Salary Related)
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo): nie
  • Kobieta zamężna lub wdowa upoważniona do zredukowanej składki ubezpieczenia społecznego (Reduced Rate NIC): tak.
• L: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): tak - objęty zakładowym, płacowym programem emerytalnym (COSR: Contracted-out Salary Related)
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo) (Reduced Rate NIC): tak.
• F: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): tak - objęty zakładowym, kapitałowym programem emerytalnym (COMP: Contracted-out Money Purchase)
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo): nie
  • Kobieta zamężna lub wdowa upoważniona do zredukowanej składki ubezpieczenia społecznego (Reduced Rate NIC): nie
• G: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): tak - zakładowym, kapitałowym programem emerytalnym (COMP: Contracted-out Money Purchase)
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo): nie
  • Kobieta zamężna lub wdowa upoważniona do zredukowanej składki ubezpieczenia społecznego (Reduced Rate NIC): tak
• S: stosuje się dla pracobiorcy (Employee):
  • Wiek: przedemerytalny
  • Zakładowy program emerytalny (Occupational Pension Scheme): tak - objęty zakładowym, kapitałowym programem emerytalnym (COMP: Contracted-out Money Purchase)
  • Składka ubezpieczenia płacona w innej firmie, lub zarobki powyżej górnej granicy zarobków (UEL, £844 tygodniowo) (Reduced Rate NIC): tak.

Schemat doboru kategorii literowej (Category Letter, Contribution Table Letter) ubezpieczenia społecznego pracownika (Employee)

Oprócz ustalenia kategorii literowej ubezpieczenia społecznego pracownika (Employee), pracodawca (Employer) przy obliczaniu składki klasy 1 ubezpieczenia społecznego (Class 1 National Insurance Contribution), musi uwzględnić również następujące granice (progi) zarobkowe (Earnings Limit):

• Dolna granica zarobków (LEL: Lower Earnings Limit), która w roku podatkowym 2009-2010, wynosi £95 tygodniowo (£412 miesięcznie lub £4.940 rocznie).
  Dolna granica zarobków (LEL) jest minimalną płacą brutto, która uprawnia pracobiorcę (Employee) do emerytury (Retirement Pension) i zasiłku dla bezrobotnych (Jobseeker’s Allowance).
  Pracownicy (Employee), których zarobki są równe lub wyższe od dolnej granicy zarobków (LEL), ale nie przekraczają progu zarobków (ET), nie odprowadzają składki na ubezpieczenia społeczne (NIC), chociaż są nim objęci.
• Próg zarobków (ET: Earnings Threshold), który w roku podatkowym 2009-2010, wynosi £110 tygodniowo (£476 miesięcznie lub £5.715 rocznie).
  Pracobiorca (Employee), którego zarobki przekraczają próg zarobków (ET), jest zobowiązany do płacenia składki klasy 1 ubezpieczenia społecznego pracownika (Class 1 National Insurance Contribution).
• Górna granica przyrostu dochodów (UAP: Upper Accrual Point), która w roku podatkowym 2009-2010, wynosi £770 tygodniowo (£3.337 miesięcznie lub £40.040 rocznie). Powyżej tej granicy, wkłady (udziały) pracodawcy (Employer) i pracobiorcy (Employee) w składce klasy 1 ubezpieczenie społecznego pracownika, są niższe, jeżeli pracownik jest objęty zakładowym programem emerytalnym (Occupational Pension Scheme).
• Górna granica zarobków (UEL: Upper Earnings Limit), która w roku podatkowym 2009-2010, wynosi £844 tygodniowo (£3.656 miesięcznie lub £43.875 rocznie).
  Z części zarobków powyżej tej granicy, pracobiorca (Employee) płaci jedynie 1% jako składkę klasy 1 ubezpieczenia społecznego pracownika (Class 1 NIC).

Poniższa tabela zawiera zestawienie wysokości wkładu (udziału) pracobiorcy (Employee) i pracodawcy (Employer) w składce klasy 1 ubezpieczenia społecznego (Class 1 National Insurance Contribution) pracobiorcy (Employee). Wysokość wkładu (udziału) jest określana w procentach zarobku brutto pracownika (Employee) i zależy od trzech podstawowych czynników:

• Czy zatrudniony jest objęty zakładowym program emerytalny (Occupational Pension Scheme) i jakim.
• Do jakiej należy kategorii literowej (Category Letter, Contribution Table Letter) ubezpieczenia społecznego.
• W jakich granicach (progach) zarobków mieści się jego wynagrodzenie.

Składka pracodawcy (Employer) na ubezpieczenie społeczne z tytułu świadczeń pracowniczych

Jeżeli w okresie roku podatkowego, pracodawca (Employer) zapewnia swoim pracownikom (Employee) jakiekolwiek dodatkowe świadczenia pieniężne lub niepieniężne (Benefits) oprócz wynagrodzenia (Salary & Wages), jest zobowiązany odprowadzić z tego tytułu następujące składki na ubezpieczenie społeczne (NIC):

• Składkę klasy 1A ubezpieczenia społecznego z tytułu świadczeń pracowniczych w naturze (Class 1A National Insurance Contribution on Benefits in Kind), którą płaci pracodawca (Employer). Pracownik (Employee) z tego tytułu nie ponosi żadnych kosztów.
  Jeżeli w ciągu roku podatkowego, pracodawca (Employer) dostarcza pracobiorcy (Employee) świadczeń w naturze (Benefits in Kind), jak przykładowo prawa używania samochodu lub telefonu służbowego dla prywatnych celów lub dodatkowego ubezpieczenia zdrowotnego, jest zobowiązany odprowadzić z tego tytułu składkę klasy 1A ubezpieczenia społecznego, która na rok podatkowy 2008-2009, wynosi 12,8 procent wartości świadczeń w naturze.
  Informacje w wysokości świadczeń w naturze na rzecz pracowników (Employee) i dyrektorów spółek z o. o. (Company Director), którzy zarabiają przynajmniej £8.500 rocznie, pracodawca (Employer) jest zobowiązany przekazać urzędowi skarbowemu (HMRC) w formularzu P11D. Tylko od tego rodzaju świadczeń pracodawca (Employer) odprowadza składkę klasy 1A ubezpieczenia społecznego.
  Oprócz tego, pracodawca (Employer) jest zobowiązany powiadomić urząd skarbowy (HMRC) o wysokości świadczeń w naturze na rzecz pracowników zarabiając poniżej £8.500 rocznie, używając do tego celu formularza P9D. Od tej sumy, nie musi jednak odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne.
  Dane o wysokości świadczeń w naturze zawarte są również w formularzu P60, który otrzymuje każdy pracownik (Employee) po zakończeniu roku podatkowego.
  Składkę klasy 1A ubezpieczenia społecznego z tytułu świadczeń w naturze, pracodawca (Employer) płaci raz do roku, uwzględniając wszystkie świadczenia w naturze, które otrzymali pracownicy. Termin płatności składki klasy 1A ubezpieczenia społecznego upływa 19 lipca po zakończeniu roku podatkowego dla przekazów pocztowych i 22 lipca dla przekazów elektronicznych.
• Składkę klasy 1B ubezpieczenia społecznego z tytułu świadczeń pracowniczych (Class 1B National Insurance Contribution), którą płaci pracodawca (Employer). Pracownik (Employee) z tego tytułu nie ponosi żadnych kosztów.
  Składka klasy 1B ubezpieczenia społecznego obowiązuje pracodawców (Employer), którzy podpisali specjalną umowę płatności z urzędem skarbowym (HMRC), w skrócie określaną jako PSA (PAYE Settlement Agrement).
  Umowa PSA jest w zasadzie systemem, według którego pracodawca (Employer) płaci składkę ubezpieczenia społecznego za trzy rodzaje wydatków i świadczeń na rzecz pracowników (Employee):
  • Drobne świadczenia i wydatki (Minor Items) jak na przykład okolicznościowe upominki
  • Nieregularne świadczenia i wydatki (Irregular Items) jak na przykład jednorazowa pomoc finansowa przy przeprowadzce pracownika na nowe miejsce pracy
  • Świadczenia i wydatki, które trudno uwzględnić w systemie PAYE (Impracticable to operate PAYE).
  Składkę klasy 1B ubezpieczenia społecznego z tytułu świadczeń pracowniczych, pracodawca (Employer) musi zapłacić do 19 października po zakończeniu roku podatkowego, jeżeli używa do tego celu przekazu pocztowego lub do 22 października jeżeli płaci elektronicznie.

Procedura i dokumentacja rozliczeń z pracownikami

Pracodawca (Employer) jest zobowiązany używać ściśle określonych procedur i formularzy, aby zgodnie z prawem przeprowadzić i udokumentować rozliczenia z pracownikami (Payroll). Procedura rozliczeń z pracownikami składa się z cyklicznych czynności, które pracodawca powinien przeprowadzić w ściśle określonym czasie i formie.

Przed rozpoczęciem roku podatkowego, który trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia roku następnego, pracodawca (Employer) powinien:

• Zapoznać się z obowiązującymi w nowym roku podatkowym stawkami podatku dochodowego (Tax Income) i składkami z tytułu ubezpieczeń społecznych (NIC: National Insurance Contribution), które pracodawca (Employer) musi stosować w rozliczeniach z pracownikami (Employee) od początku nowego roku podatkowego. Urząd skarbowy (HMRC) publikuje te dane w styczniu-lutym każdego roku.
• Sprawdzić kody podatkowe (Tax Code) swoich pracowników, korzystając z odpowiednich możliwości na stronie internetowej urzędu skarbowego (PAYE online for Employer). Oprócz tego, urząd skarbowy (HMRC) w zasadzie powiadamia pracodawcę o każdej zmianie kodu podatkowego jego pracownika.
  Jeżeli w wyniku nowego budżetu państwa, który Kanclerz Skarbu (Chancellor of the Exchequer) ogłasza wiosną każdego roku, zmienia się formalna sytuacja pracownika (Employee), urząd skarbowy powiadamia o tym pracodawcę (Employer) formularzem P7X.
• Jeżeli zachodzi taka potrzeba, uaktualnić kody podatkowe (Tax Code) swoich pracowników (Employee), najpóźniej przed pierwszym dniem wypłaty w nowym roku podatkowym.
• Założyć i prowadzić dla każdego pracownika (Employee) papierowy lub elektroniczny formularz P11 lub inną odpowiednią ewidencję, która powinna zawierać dane o:
  • Wypłatach brutto (Gross Pay) na rzecz pracownika, w tym również płatności za nadgodziny (Overtime Payment)
  • Zaliczkach i zwrotach z tytułu podatku dochodowego (Income Tax/Tax Refund)
  • Zaliczkach i zwrotach z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne (NIC: National Insurance Contribution)
  • Absencji pracownika z powodu choroby, z uwzględnieniem wypłat ustawowego zasiłku chorobowego (SSP: Statutory Sick Pay)
  • Ciąży pracownika, z uwzględnieniem wypłat ustawowego zasiłku macierzyńskiego (SMP: Statutory Maternity Pay)
  • Absencji pracownika z powodu obowiązków ojcowskich, z uwzględnieniem wypłat ustawowego zasiłku ojcowskiego (SMP: Statutory Paternity Pay)
  • Absencji pracownika w związku z adopcją dziecka, z uwzględnieniem wypłat ustawowego zasiłku ojcowskiego (SAP: Satutory Adoption Pay).

Podczas roku podatkowego, który trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia roku następnego, przedsiębiorca (Employer) powinien:

• Wystawić formularz P45 pracownikowi (Employee), z którym rozwiązuje umowę o pracę lub, który odchodzi na emeryturę. Formularz P45 zawiera podsumowanie zarobków i zaliczek odprowadzonych przez pracodawcę (Employer) do urzędu skarbowego (HMRC) na podatek dochodowych (Income Tax) i ubezpieczenie społeczne (NIC: National Insurance Contribution) pracownika, od początku roku podatkowego do momentu rozwiązania z nim umowy o pracę lub przejścia na emeryturę.
• Żądać od każdego nowozatrudnionego pracownika (Employee) formularza P45 z poprzedniego miejsca pracy. Formularz P45 zawiera informację o aktualnym kodzie podatkowym (Tax Code) nowozatrudnionego pracownika (Employee).
  Jeżeli nowozatrudniony pracownik nie posiada formularza P45, musi wypełnić formularz P46, podając swoje dane osobowe, numer ubezpieczenia społecznego (National Insurance Number) i historię zatrudnienia.
• Obliczać wysokość zaliczki na podatek dochodowy (Income Tax/Tax Refund) i ubezpieczenia społeczne (NIC: National Insurance Contribution) pracobiorcy (Employee) na podstawie jego zarobków, kodu podatkowego (Tax Code) i klasy ubezpieczenia społecznego (National Insurance Category). Więcej na ten temat w rozdziałach "Zaliczka z tytułu podatku dochodowego (Income Tax) pracownika (Employee)" i "Składka klasy 1 ubezpieczenia społecznego pracownika (Class 1 National Insurance Contribution)".
• Przekazać do urzędu skarbowego (HMRC) pobraną z płacy brutto pracownika (Employee), zaliczkę na jego podatek dochodowy i ubezpieczenia społeczne, w terminie do 19 każdego miesiąca lub do 22 każdego miesiąca w przypadku płatności elektronicznej.
  Jeżeli miesięczne obciążenia pracodawcy (Employer) z tytułu rozliczeń PAYE są niższe od £1.500, rozliczenie z urzędem skarbowym (HMRC) może być kwartalne.
• Regularnie wypłacać pracownikom pensje zgodnie z umową o pracę, przy czym wysokość wynagrodzenia nie może być niższa od narodowej płacy minimalnej (NMW: National Minimum Wage). Więcej na temat narodowej płacy minimalnej (NMW: National Minimum Wage)… .
• Najpóźniej w dniu każdej wypłaty (Pay Day), przekazać lub przesłać każdemu pracownikowi (Employee) pasek wypłaty/zaświadczenie o zarobkach (Payslip/Pay Statement) w formie papierowej lub elektronicznej. Pasek wypłaty (Payslip) musi zawierać następujące informacje:
  • Wysokość zarobku brutto (Gross Pay), obliczoną przed wszystkimi potrąceniami.
  • Szczegóły wszystkich potrąceń (Deductions) i ich cel, w tym przede wszystkim wysokość zaliczki na podatek dochodowy (Income Tax/Tax Refund) i ubezpieczenie społeczne (NIC: National Insurance Contribution) pracownika.
  • Wysokość wypłaty netto (Take Home Amount) po wszystkich potrąceniach.
• Przechowywać całą dokumentację powstałą w ramach systemu PAYE w trakcie roku podatkowego. Urząd skarbowy (HMRC) może w każdej chwili zażądać informacji, w jaki sposób pracodawca (Employer) dokonał określonych obliczeń i na podstawie jakich dokumentów. Dokumentację PAYE należy przechowywać przez okres 3 lat.

Po zakończeniu roku podatkowego, pracodawca (Employer) jest zobowiązany:

• Do 19 maja, sporządzić i dostarczyć do urzędu skarbowego (HMRC), roczne sprawozdanie pracodawcy (Employer Annual Return), która składa się z następujących formularzy:
  • P14 każdego zatrudnionego (Employee), dla którego prowadzono formularz P11 lub jego ekwiwalent, i
  • P35, który jest rocznym podsumowaniem rozrachunków ze wszystkimi pracownikami.
  Dane, wymagane w obydwu formularzach, są obliczane automatycznie na podstawie formularzy P11 pracowników (Employee). Roczne sprawozdanie pracodawcy (Employer Annual Return) zawiera informacje o łącznej sumie zaliczek na podatek dochodowy pracowników (Income Tax) i ich składek na ubezpieczenia społeczne (NIC), które pracodawca był zobowiązany odprowadzić do urzędu skarbowego (HMRC) w ciągu roku podatkowego.
• Do 22 kwietnia, rozliczyć z urzędem skarbowym (HMRC) ewentualne zaległości wynikające z rocznego sprawozdania pracodawcy (Employer Annual Return).
• Do 31 maja, przekazać lub przesłać każdemu pracownikowi (Employee) formularz P60, który zawiera roczne podsumowanie jego zarobków i zaliczek przekazanych do urzędu skarbowego (HMRC), z tytułu podatku dochodowego (Income Tax/Tax Refund) oraz składek na ubezpieczenie społeczne (NIC: National Insurance Contribution) danego pracownika.
  Formularz P60 musi otrzymać każdy pracownik, który był zatrudniony w dniu 5 kwietnia i którego zarobki była równe lub większe od dolnej granicy zarobków (LEL: Lower Earnings Limit). Dolna granica zarobków (LEL) wynosiła w roku podatkowym 2009-2010, £95 tygodniowo (£412 miesięcznie lub £4.940 rocznie).
• Do 6 lipca, sporządzić i przekazać do urzędu skarbowego (HMRC) formularze, które zawierają wykaz i rozliczenie dodatkowych świadczeń oraz wydatków na rzecz pracowników, w tym:
  • Formularz P11D z danymi wydatków i świadczeń na rzecz pracowników (Employee) i dyrektorów spółek z o. o. (Company Director), którzy zarabiają przynajmniej £8.500 rocznie.
  • Formularz P9D z danymi wydatków i świadczeń na rzecz pracowników (Employee) i dyrektorów spółek z o. o. (Company Director), którzy zarabiają poniżej £8.500 rocznie.
  • Formularz P11D(b), który zawiera sumę składki 1A ubezpieczenia społecznego z tytułu świadczeń pracowniczych w naturze (Class 1A National Insurance Contribution on Benefits in Kind), należną urzędowi skarbowemu (HMRC).
• Do 22 lipca, rozliczyć z urzędem skarbowym (HMRC) składkę 1A ubezpieczenia społecznego z tytułu świadczeń pracowniczych w naturze (Class 1A National Insurance Contribution on Benefits in Kind).
• Do 22 października, rozliczyć z urzędem skarbowym (HMRC) składkę klasy 1B ubezpieczenia społecznego z tytułu świadczeń pracowniczych (Class 1B National Insurance Contribution), objętych umową płatności z urzędem skarbowym (HMRC), w skrócie określaną jako PSA (PAYE Settlement Agrement).

Zakończenie działalności gospodarczej w kontekście PAYE

Przedsiębiorstwo, które zamierza zakończyć działalność gospodarczą, powinno:

• Powiadomić o tym urząd skarbowy (HMRC) z odpowiednim wyprzedzeniem. Urząd skarbowy potrzebuje, bowiem czasu, aby uaktualnić dokumentację firmy.
• Spłacić wszelkie zaległości wynikające z rozliczeń pracowniczych PAYE w ciągu 17 dni po zakończeniu ostatniego miesiąca działalności.
• Sporządzić i przekazać do urzędu skarbowego (HMRC) wszystkie sprawozdania i formularze, które standardowo składa się po zakończeniu roku podatkowego, czyli:
  • Roczne sprawozdanie pracodawcy (Employer Annual Return) z formularzami (P35 i P14s), oraz
  • Formularze, które zawierają wykaz i rozliczenie dodatkowych świadczeń oraz wydatków na rzecz pracowników (P11D, P11D(b) i P90).
• Rozpocząć negocjacje z urzędem skarbowym (HMRC) w sprawie odłożenia lub rozłożenia na raty zaległych płatności, jeżeli kondycja finansowa firmy nie pozwala spłacić zaległości w wyznaczonym terminie.